10 rzeczy, o których musisz pamiętać, jeśli chcesz zorganizować dobrą konferencję. • Hotele Diament

10 rzeczy, o których musisz pamiętać, jeśli chcesz zorganizować dobrą konferencję.

Planowanie i organizacja konferencji to zadanie, które wymaga nie tylko precyzji i skrupulatności, ale również kreatywności. Jeśli jesteś odpowiedzialny za zorganizowanie takiego wydarzenia, wiesz doskonale, jak ważne są detale. Od wyboru idealnej lokalizacji, aż po profesjonalny obiekt konferencyjny — każdy element będzie miał znaczenie dla sukcesu Twojego spotkania. Organizacja konferencji wiąże się z zaplanowaniem i dopilnowaniem wielu spraw równocześnie, co może być nie lada wyzwaniem, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie 10 wskazówek, które umożliwią Ci przygotowanie konferencji szybciej i sprawniej.

Jak zorganizować konferencję? Przemyśl temat i skompletuj odpowiedni zespół.

Przed rozpoczęciem organizacji konferencji określ jej główny cel oraz temat. Ustal harmonogram działań i zaplanuj czas trwania poszczególnych prezentacji lub sesji dyskusyjnych. Przemyślany i zaplanowany z odpowiednim wyprzedzeniem program to klucz do sukcesu każdego wydarzenia. Upewnij się, że prezentacje i panele dyskusyjne są urozmaicone i interesujące dla uczestników.

Bardzo ważnym elementem na tym etapie jest także skompletowanie zespołu prelegentów. Wybierz ludzi nie tylko z wiedzą i doświadczeniem w danej dziedzinie, ale także posiadających dobre umiejętności publicznego przemawiania.

Dokładnie zaplanuj wszystkie szczegóły.

Jeśli chcesz, aby Twoja konferencja była ciekawa dla jej uczestników i przyniosła zamierzone efekty, zadbaj o elementy aktywizujące. Prelegenci poza przekazywaniem swojej wiedzy w formie wykładów i prezentacji, powinni włączać gości w dyskusje, przekazywać i analizować teoretyczne zagadnienia w formie interaktywnej, tak aby odbiorcy mogli brać czynny udział w realizacji i przebiegu spotkania. Tworząc przestrzeń do networkingu i wymiany doświadczeń sprawisz, że uczestnicy Twojej konferencji poczują, że spotkanie jest dla nich wartościowe i chętniej będą angażować się w poruszane tematy.

Aby ograniczyć nieprzewidziane zdarzenia podczas trwania konferencji, zadbaj o odpowiednie wsparcie. Organizując konferencję z siecią Hoteli Diament wykwalifikowany opiekun, będzie służył Ci pomocą nie tylko w momencie rezerwacji sali konferencyjnej i doboru odpowiedniego pakietu, ale także w trakcie trwania Twojej konferencji oraz po jej zakończeniu.

Termin Twojej konferencji ma znaczenie.

Unikaj organizowania konferencji w trakcie wakacji i ferii zimowych, kiedy ludzie wybierają się na urlop. Najlepiej, jeśli Twoje spotkanie odbędzie się w marcu, kwietniu, listopadzie lub grudniu. W tym czasie ceny wynajmu sali konferencyjnej i organizacji konferencji będą dla Ciebie najkorzystniejsze.

Dobra data w połączeniu z ciekawym programem spotkania sprawi, że frekwencja dopisze, a uczestnicy konferencji będą ze skupieniem angażować się w spotkanie.

Zanim wybierzesz dokładną datę, upewnij się, że w wybranym przez Ciebie mieście nie zaplanowano w tym czasie innych ważnych wydarzeń. Festiwale i imprezy masowe powodują zwykle podwyżki cen, a drogi stają się zakorkowane, co z kolei może utrudnić uczestnikom i prelegentom dotarcie na miejsce na czas .

Każdy lubi upominki.

Aby zorganizować wydarzenie na najwyższym poziomie, musisz się odpowiednio wcześniej do niego przygotować. Wykonaj dla uczestników atrakcyjny wizualnie program spotkania w formie drukowanej. Zawrzyj w nim najważniejsze szczegóły- daty, godziny, tematy planowanych wykładów i informacje o przerwach. Jeśli chcesz, aby uczestnicy spotkania wyszli z niego usatysfakcjonowani, możesz przygotować notatki oraz prezentacje do udostępnienia w celu utrwalenia wiedzy.

Pomyśl także o upominkach dla uczestników. Zamiast robić rozeznanie wśród lokalnych firm we własnym zakresie, możesz zlecić to hotelowi. Dzięki doświadczeniu pracowników przygotowane i dostarczone słodkie pakunki lub inne gadżety prezentowe będą sprawdzone i trafione, a Ty zaoszczędzisz swój czas.

Taki gest w stronę Twoich gości będzie miłym akcentem na zakończenie intensywnego spotkania.

Odpowiednio wyposażone sale biznesowe to jeden z najważniejszych elementów.

Znalezienie idealnego hotelu konferencyjnego to podstawa udanego spotkania. Wyobraź sobie, że dopracowałeś wszelkie szczegóły, starannie dobrałeś tematy, zaprosiłeś najlepszych prelegentów i specjalistów, a wybrana przez Ciebie sala konferencyjna w hotelu jest niefunkcjonalna i brakuje w niej niezbędnego sprzętu. To scenariusz, którego nikt nie chce doświadczyć na własnej skórze.

Przeglądając ośrodki konferencyjne i wybierając sale szkoleniowe, upewnij się, że spełniają one wszystkie Twoje wymagania, zapewniają komfortowe warunki dla uczestników oraz wyposażone są w klimatyzację.

Pamiętaj też, że sala konferencyjna nie powinna być zbyt mała i musi pozwalać na swobodne poruszanie się uczestnikom spotkania oraz umożliwiać im łatwe kontaktowanie się pomiędzy sobą. Przy wyborze sali konferencyjnej zwróć też uwagę na dostęp do okien i światła dziennego oraz możliwości zaciemnienia sali. Istotna jest również jakość akustyki, design i sprzyjający klimat. Wszystkie te czynniki mają ogromny wpływ na atmosferę całej imprezy.

Podczas kilkudniowej konferencji postaw na wygodę.

Dobry hotel na konferencje, spotkania biznesowe i szkolenia powinien oferować możliwość zakwaterowania dla uczestników w komfortowych pokojach. Profesjonalna obsługa hotelowa zadba o Twoich gości i sprawi, że poza zdobywaniem nowej wiedzy w trakcie konferencji, jej uczestnicy będą mogli także wypocząć i nabrać energii na kolejne dni.

Hotel konferencyjny nie musi być położony w centrum miasta, ale warto byś przy jego wyborze wziął pod uwagę czynniki lokalizacyjne. Idealnym miejscem na konferencję będzie hotel biznesowy położony z dala od hałasu i zgiełku, który równocześnie znajduje się blisko kluczowych tras, ułatwiających transport publiczny, samochodowy i lotniczy oraz posiada duży parking, co stanowi niezwykle ważne udogodnienie dla tych, którzy podróżują samochodem.

Technologia to nie Twoja mocna strona? Nie szkodzi.

Techniczna obsługa Twojej konferencji musi działać bez zarzutu. Idealne centrum konferencyjne powinno być odpowiednio wyposażone – w sprzęt multimedialny oraz technologię audio-wideo. Przed rezerwacją sali konferencyjnej upewnij się też wcześniej o dostępności internetu o wysokiej prędkości.

Technologia to nie Twoja mocna strona? Nie szkodzi. Zapewnij sobie profesjonalną pomoc techniczną na miejscu — w razie jakichkolwiek problemów będzie można je szybko rozwiązać. Aby zagwarantować pomyślny przebieg konferencji, przydzielony z hotelu opiekun konferencji zapewni najwyższą jakość usług i będzie zawsze dostępny do Twojej dyspozycji.

Pamiętaj, że przerwa w trakcie konferencji jest bardzo ważna.

Ciekawa tematyka, eleganckie sale i dobry sprzęt audio to nie wszystko, o czym powinieneś pamiętać. Ważne jest także zaplanowanie czasu na przerwę.

Nic tak nie rozprasza uwagi uczestników spotkania, jak głód. Jeśli spotkanie trwa więcej niż 3 godziny, warto zadbać o catering w formie finger food – na słodko i słono, serwowany podczas przerwy kawowej. Całodniowe spotkania powinny w swoim programie mieć także zaplanowany obiad czy też kolację po zakończeniu wykładów konferencyjnych. Pamiętaj o różnorodności i jakości serwowanych posiłków oraz o tym, by zaoferować gościom zarówno dania mięsne, jak i wegetariańskie.

Odpowiednio zbilansowane i smaczne posiłki pozwolą uczestnikom konferencji nabrać energii, odetchnąć oraz wpłyną pozytywnie na ich samopoczucie, co pozwoli im lepiej przyswajać wiedzę.

W przypadku kilkudniowej konferencji zadbaj o czas wolny.

Ilość wolnego czasu zależy od formy konferencji, jednak szczególnie w przypadku kilkudniowych spotkań to bardzo istotny element. Większość uczestników będzie oczekiwać od organizatora konferencji wsparcia w zakresie planowania ciekawych i atrakcyjnych wycieczek czy polecenia innych aktywności zlokalizowanych w niedalekiej odległości od hotelu.

Dzięki temu każdy z uczestników będzie mógł we właściwy dla siebie sposób spędzić swój czas wolny i wzbogacić wyjazd nie tylko o nową wiedzę i umiejętności, zdobyte podczas spotkań na sali konferencyjnej, ale także o doświadczenia rekreacyjne.

Każdy uczestnik spotkania biznesowego, kongresu, konferencji lub szkoleń potrzebuje czasu na regenerację i relaks po długim dniu spędzonym w sali konferencyjnej.

Wybierając odpowiedni hotel, możesz zapewnić swoim gościom nie tylko wyjątkowe i komfortowe zakwaterowanie, ale też dodatkowe udogodnienia, takie jak: zabiegi SPA, strefę basenów, saunę czy siłownię.

Upewnij się, że wszyscy uczestnicy są zadowoleni.

Po zakończonym wydarzeniu poproś uczestników o wypełnienie krótkiej ankiety online, by poznać ich opinię i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Zadbaj o to, aby pytania dotyczące konferencji były zrozumiałe i sprecyzowane. Co gościom podobało się najbardziej? Jak ocenili różne elementy – prezentacje, napoje, miejsce na organizację, zakwaterowanie itp.? Co chcieliby zmienić lubczego im brakowało?

Utrzymuj krótki czas odpowiedzi — zgromadzenie informacji jest łatwiejsze, gdy wspomnienia są świeże. Rozważ, czy warto kontynuować organizację wydarzenia w przyszłości i jakie kroki podjąć, aby je udoskonalić. Pamiętaj, że to właśnie detale wszelkiego rodzaju spotkań biznesowych i imprez firmowych sprawiają, że wydarzenie zyskuje profesjonalną rangę, a uczestnicy pozytywnie je wspominają.

Hotele Diament to sieć hoteli biznesowych, zlokalizowanych w Katowicach, Gliwicach, Zabrzu, Siemianowicach Śląskich, Chorzowie, Wrocławiu i Ustroniu. Każdy z nich posiada dobrze wyposażone zaplecze konferencyjne. Nasza profesjonalna kadra oferuje pełne wsparcie i pomoc w organizacji wymarzonej konferencji. Skontaktuj się z nami, stworzymy razem wyjątkowe wydarzenie.