10 rzeczy, o których musisz pamiętać, jeśli chcesz zorganizować dobrą konferencję.
Planowanie i organizacja konferencji to zadanie, które wymaga nie tylko precyzji i skrupulatności, ale również kreatywności. Jeśli jesteś odpowiedzialny za zorganizowanie takiego wydarzenia, wiesz doskonale, jak ważne są detale. Od wyboru idealnej lokalizacji, aż po profesjonalny obiekt konferencyjny — każdy element będzie miał znaczenie dla sukcesu Twojego spotkania. Organizacja konferencji wiąże się z zaplanowaniem i dopilnowaniem wielu spraw równocześnie, co może być nie lada wyzwaniem, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie 10 wskazówek, które umożliwią Ci przygotowanie konferencji szybciej i sprawniej.
- Jak zorganizować konferencję? Przemyśl temat i skompletuj odpowiedni zespół.
Przed rozpoczęciem organizacji konferencji określ jej główny cel oraz temat. Ustal harmonogram działań i zaplanuj czas trwania poszczególnych prezentacji lub sesji dyskusyjnych. Przemyślany i zaplanowany z odpowiednim wyprzedzeniem program to klucz do sukcesu każdego wydarzenia. Upewnij się, że prezentacje i panele dyskusyjne są urozmaicone i interesujące dla uczestników.
Bardzo ważnym elementem na tym etapie jest także skompletowanie zespołu prelegentów. Wybierz ludzi nie tylko z wiedzą i doświadczeniem w danej dziedzinie, ale także posiadających dobre umiejętności publicznego przemawiania.
- Dokładnie zaplanuj wszystkie szczegóły.
Jeśli chcesz, aby Twoja konferencja była ciekawa dla jej uczestników i przyniosła zamierzone efekty, zadbaj o elementy aktywizujące. Prelegenci poza przekazywaniem swojej wiedzy w formie wykładów i prezentacji, powinni włączać gości w dyskusje, przekazywać i analizować teoretyczne zagadnienia w formie interaktywnej, tak aby odbiorcy mogli brać czynny udział w realizacji i przebiegu spotkania. Tworząc przestrzeń do networkingu i wymiany doświadczeń sprawisz, że uczestnicy Twojej konferencji poczują, że spotkanie jest dla nich wartościowe i chętniej będą angażować się w poruszane tematy.
Aby ograniczyć nieprzewidziane zdarzenia podczas trwania konferencji, zadbaj o odpowiednie wsparcie. Organizując konferencję z siecią Hoteli Diament wykwalifikowany opiekun, będzie służył Ci pomocą nie tylko w momencie rezerwacji sali konferencyjnej i doboru odpowiedniego pakietu, ale także w trakcie trwania Twojej konferencji oraz po jej zakończeniu.
- Termin Twojej konferencji ma znaczenie.
Unikaj organizowania konferencji w trakcie wakacji i ferii zimowych, kiedy ludzie wybierają się na urlop. Najlepiej, jeśli Twoje spotkanie odbędzie się w marcu, kwietniu, listopadzie lub grudniu. W tym czasie ceny wynajmu sali konferencyjnej i organizacji konferencji będą dla Ciebie najkorzystniejsze.
Dobra data w połączeniu z ciekawym programem spotkania sprawi, że frekwencja dopisze, a uczestnicy konferencji będą ze skupieniem angażować się w spotkanie.
Zanim wybierzesz dokładną datę, upewnij się, że w wybranym przez Ciebie mieście nie zaplanowano w tym czasie innych ważnych wydarzeń. Festiwale i imprezy masowe powodują zwykle podwyżki cen, a drogi stają się zakorkowane, co z kolei może utrudnić uczestnikom i prelegentom dotarcie na miejsce na czas .
- Każdy lubi upominki.
Aby zorganizować wydarzenie na najwyższym poziomie, musisz się odpowiednio wcześniej do niego przygotować. Wykonaj dla uczestników atrakcyjny wizualnie program spotkania w formie drukowanej. Zawrzyj w nim najważniejsze szczegóły- daty, godziny, tematy planowanych wykładów i informacje o przerwach. Jeśli chcesz, aby uczestnicy spotkania wyszli z niego usatysfakcjonowani, możesz przygotować notatki oraz prezentacje do udostępnienia w celu utrwalenia wiedzy.
Pomyśl także o upominkach dla uczestników. Zamiast robić rozeznanie wśród lokalnych firm we własnym zakresie, możesz zlecić to hotelowi. Dzięki doświadczeniu pracowników przygotowane i dostarczone słodkie pakunki lub inne gadżety prezentowe będą sprawdzone i trafione, a Ty zaoszczędzisz swój czas.
Taki gest w stronę Twoich gości będzie miłym akcentem na zakończenie intensywnego spotkania.
- Odpowiednio wyposażone sale biznesowe to jeden z najważniejszych elementów.
Znalezienie idealnego hotelu konferencyjnego to podstawa udanego spotkania. Wyobraź sobie, że dopracowałeś wszelkie szczegóły, starannie dobrałeś tematy, zaprosiłeś najlepszych prelegentów i specjalistów, a wybrana przez Ciebie sala konferencyjna w hotelu jest niefunkcjonalna i brakuje w niej niezbędnego sprzętu. To scenariusz, którego nikt nie chce doświadczyć na własnej skórze.
Przeglądając ośrodki konferencyjne i wybierając sale szkoleniowe, upewnij się, że spełniają one wszystkie Twoje wymagania, zapewniają komfortowe warunki dla uczestników oraz wyposażone są w klimatyzację.
Pamiętaj też, że sala konferencyjna nie powinna być zbyt mała i musi pozwalać na swobodne poruszanie się uczestnikom spotkania oraz umożliwiać im łatwe kontaktowanie się pomiędzy sobą. Przy wyborze sali konferencyjnej zwróć też uwagę na dostęp do okien i światła dziennego oraz możliwości zaciemnienia sali. Istotna jest również jakość akustyki, design i sprzyjający klimat. Wszystkie te czynniki mają ogromny wpływ na atmosferę całej imprezy.
- Podczas kilkudniowej konferencji postaw na wygodę.
Dobry hotel na konferencje, spotkania biznesowe i szkolenia powinien oferować możliwość zakwaterowania dla uczestników w komfortowych pokojach. Profesjonalna obsługa hotelowa zadba o Twoich gości i sprawi, że poza zdobywaniem nowej wiedzy w trakcie konferencji, jej uczestnicy będą mogli także wypocząć i nabrać energii na kolejne dni.
Hotel konferencyjny nie musi być położony w centrum miasta, ale warto byś przy jego wyborze wziął pod uwagę czynniki lokalizacyjne. Idealnym miejscem na konferencję będzie hotel biznesowy położony z dala od hałasu i zgiełku, który równocześnie znajduje się blisko kluczowych tras, ułatwiających transport publiczny, samochodowy i lotniczy oraz posiada duży parking, co stanowi niezwykle ważne udogodnienie dla tych, którzy podróżują samochodem.
- Technologia to nie Twoja mocna strona? Nie szkodzi.
Techniczna obsługa Twojej konferencji musi działać bez zarzutu. Idealne centrum konferencyjne powinno być odpowiednio wyposażone – w sprzęt multimedialny oraz technologię audio-wideo. Przed rezerwacją sali konferencyjnej upewnij się też wcześniej o dostępności internetu o wysokiej prędkości.
Technologia to nie Twoja mocna strona? Nie szkodzi. Zapewnij sobie profesjonalną pomoc techniczną na miejscu — w razie jakichkolwiek problemów będzie można je szybko rozwiązać. Aby zagwarantować pomyślny przebieg konferencji, przydzielony z hotelu opiekun konferencji zapewni najwyższą jakość usług i będzie zawsze dostępny do Twojej dyspozycji.
- Pamiętaj, że przerwa w trakcie konferencji jest bardzo ważna.
Ciekawa tematyka, eleganckie sale i dobry sprzęt audio to nie wszystko, o czym powinieneś pamiętać. Ważne jest także zaplanowanie czasu na przerwę.
Nic tak nie rozprasza uwagi uczestników spotkania, jak głód. Jeśli spotkanie trwa więcej niż 3 godziny, warto zadbać o catering w formie finger food – na słodko i słono, serwowany podczas przerwy kawowej. Całodniowe spotkania powinny w swoim programie mieć także zaplanowany obiad czy też kolację po zakończeniu wykładów konferencyjnych. Pamiętaj o różnorodności i jakości serwowanych posiłków oraz o tym, by zaoferować gościom zarówno dania mięsne, jak i wegetariańskie.
Odpowiednio zbilansowane i smaczne posiłki pozwolą uczestnikom konferencji nabrać energii, odetchnąć oraz wpłyną pozytywnie na ich samopoczucie, co pozwoli im lepiej przyswajać wiedzę.
- W przypadku kilkudniowej konferencji zadbaj o czas wolny.
Ilość wolnego czasu zależy od formy konferencji, jednak szczególnie w przypadku kilkudniowych spotkań to bardzo istotny element. Większość uczestników będzie oczekiwać od organizatora konferencji wsparcia w zakresie planowania ciekawych i atrakcyjnych wycieczek czy polecenia innych aktywności zlokalizowanych w niedalekiej odległości od hotelu.
Dzięki temu każdy z uczestników będzie mógł we właściwy dla siebie sposób spędzić swój czas wolny i wzbogacić wyjazd nie tylko o nową wiedzę i umiejętności, zdobyte podczas spotkań na sali konferencyjnej, ale także o doświadczenia rekreacyjne.
Każdy uczestnik spotkania biznesowego, kongresu, konferencji lub szkoleń potrzebuje czasu na regenerację i relaks po długim dniu spędzonym w sali konferencyjnej.
Wybierając odpowiedni hotel, możesz zapewnić swoim gościom nie tylko wyjątkowe i komfortowe zakwaterowanie, ale też dodatkowe udogodnienia, takie jak: zabiegi SPA, strefę basenów, saunę czy siłownię.
- Upewnij się, że wszyscy uczestnicy są zadowoleni.
Po zakończonym wydarzeniu poproś uczestników o wypełnienie krótkiej ankiety online, by poznać ich opinię i wyciągnąć wnioski na przyszłość. Zadbaj o to, aby pytania dotyczące konferencji były zrozumiałe i sprecyzowane. Co gościom podobało się najbardziej? Jak ocenili różne elementy – prezentacje, napoje, miejsce na organizację, zakwaterowanie itp.? Co chcieliby zmienić lubczego im brakowało?
Utrzymuj krótki czas odpowiedzi — zgromadzenie informacji jest łatwiejsze, gdy wspomnienia są świeże. Rozważ, czy warto kontynuować organizację wydarzenia w przyszłości i jakie kroki podjąć, aby je udoskonalić. Pamiętaj, że to właśnie detale wszelkiego rodzaju spotkań biznesowych i imprez firmowych sprawiają, że wydarzenie zyskuje profesjonalną rangę, a uczestnicy pozytywnie je wspominają.
Hotele Diament to sieć hoteli biznesowych, zlokalizowanych w Katowicach, Gliwicach, Zabrzu, Siemianowicach Śląskich, Chorzowie, Wrocławiu i Ustroniu. Każdy z nich posiada dobrze wyposażone zaplecze konferencyjne. Nasza profesjonalna kadra oferuje pełne wsparcie i pomoc w organizacji wymarzonej konferencji. Skontaktuj się z nami, stworzymy razem wyjątkowe wydarzenie.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z nami, a my przedstawimy Ci pełną ofertę cateringową z możliwością personalizacji.
centralnydzialsprzedazy@hotelediament.pl!
